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Confluence 로 모든 문서를 작성할 수는 없고 목적에 맞게 외부 저작 도구(MS Office, Adobe Photoshop 등) 도 적절하게 사용해야 합니다.
예로 제안서를 작성한다면 PowerPoint 가 더 적당한 도구이며 프로젝트 예산을 관리한다면 Ms Excel 을 사용하는 게 더 좋습니다.
하지만 Confluence 에서 작성해도 되는 문서를 편하다는 이유로 MS Word 나 HWP 같이 협업에 적당하지 않는 도구를 사용하는 것은 바람직하지 않습니다.
특히 Excel 은 표 관리가 편하다는 이유로 워드 프로세서처럼 사용하는 경우가 많은데 스프레드 시트가 아닌 문서 작성 도구로 엑셀을 사용하는 것은 협업을 어렵게 하고 예전 프로세스로 회귀하게 될 위험이 큽니다.
외부 저작 도구를 활용해서 문서를 작성하고 있다면 문서 파일을 Confluence 에 첨부해서 관리하면 다음과 같은 장점이 있습니다.
이메일에 첨부하는 것보다 쉽게 공유 및 협업이 가능하며 Confluence 도입 취지인 단일 정보의 출처 만들기(Create a source of truth)에 적합합니다.
쉽게 첨부 파일 버전 관리를 할 수 있습니다.
첨부 파일에 meta 정보(property)와 label 을 부여해서 체계적으로 관리할 수 있습니다.
| Warning |
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첨부파일명은 특수문자(\[, \], &등을 포함하면 안 됩니다.) |
| Tip |
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버전관리는 Web DAV(World Wide Web Distributed Authoring and Versioning) 프로토콜을 사용하며 첨부 파일 이름이 동일해야 됩니다. |
파일 첨부
추가하기
첨부할 페이지로 들어갑니다.
첨부할 파일을 마우스로 끌어서 페이지가 열린 브라우저에 놓으면 자동으로 첨부됩니다. (HTML5 의 Drag & Drop 을 지원하는 브라우저야 합니다.)
파일의 유형에 따라 MS Office 나 PDF 일 경우 변환해서 페이지내에 포함해서 보여주고 이미지일 경우 본문에 바로 첨부합니다.
갱신하기
동일한 파일 이름으로 업로드하면 자동으로 버전이 업그레이드 됩니다.
버전 확인
첨부 파일 목록 화면에서 파일명 좌측의 화살표를 누르면 버전을 확인할 수 있습니다.
...
첨부 삭제
목록에서 삭제를 클릭하면 됩니다.
| Tip |
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삭제된 첨부 파일도 휴지통으로 가므로 공간 관리자는 주기적으로 휴지통을 정리해 주면 됩니다. |
메타 입력
속성(Property)
첨부 파일 목록에서 속성을 누르면 첨부 파일에 label 을 달거나 댓글을 달 수 있습니다.
...
label
속성 화면 또는 목록에서 레이블 옆의 연필 아이콘을 클릭하면 첨부 파일의 레이블을 수정할 수 있습니다.
첨부 파일 페이지 이동
첨부 파일을 다른 페이지로 이동하려면 속성 메뉴에 들어간 후에 이동할 페이지를 적어주면 됩니다.
...
첨부 파일 매크로
컨플루언스 첨부 파일을 관리하는 attachment macro 참고
첨부 파일 잘 관리하는 법
confluence 에서 첨부 파일 관리를 제대로 못하면 엄청난 불편과 짜증을 유발하게 되므로 참고할 practice 를 정리했습니다.
첨부 파일이 있는 Page 복제 주의
주간 업무를 page 로 작성하지 않고 word 나 hwp 로 작성한 후에 첨부한 경우가 있다고 가정해 봅시다.
주간 업무를 지난주 page를 복제해서 만든다면 page 복제시 첨부 파일도 계속 복제가 되며 나중에는 수십 개, 수백 개의 첨부 파일이 한 페이지에 붙어 있을 수 있습니다.
그래서 첨부가 있는 페이지를 복사할 때는 기존 첨부가 계속 복사되는 점을 명심하고 복사해야 합니다.
식별 가능한 파일명 사용
파일명을 용도를 알수 있도록 충분히 긴 이름을 부여하는게 좋습니다.(예: 제안서.pptx → 2021년 xx 사업 제안서 .pptx) - 예제 수정
컨플루언스 버전 시스템 활용
Web DAV 를 사용하므로 동일 이름으로 업로드하면 자동으로 버전닝을 매겨줍니다.
수정한 후에 파일 이름을 바꿔서 업로드하면 다음과 같은 문제가 있습니다.
파일 버저닝이 안 되고 새로운 파일이 생겨서 관리가 어렵고 용량도 많이 차지합니다.
컨플루언스는 첨부 파일내 text 를 추출해서 인덱싱합니다. 수정한 파일을 다른 이름으로 올리면 검색시 유사한 내용이 너무 많이 나와서 검색 품질이 급격히 떨어지는 문제가 발생합니다.
그러니 첨부 파일을 수정할 때 이름 바꿔서 올리는 걸 하지 말아야 합니다.
Label Attachments
첨부 파일이 많아지면 헬 게이트가 벌어짐., 특히 confluence 를 파일 서버처럼 사용하는 경우 (v1, v2, v3) 페이지마다 이런 파일을 첨부하면 나중에 검색도 문제가 됨.
confluence 는 첨부 파일의 본문을 추출해서 indexing 하므로 비슷한 내용이 계속 나옴.
Limit attachments to a single page and re-use
오래됐거나 사용하지 않는 첨부 파일 삭제
안 쓰는 예전 버전 파일들을 삭제하는 걸 권장하는 이도 있는데 번거롭고 실수 여지가 있으므로 저는 권장하지는 않습니다.
같이 보기
컨플루언스 첨부 파일을 관리하는 attachment macro
confluence page내 첨부 파일을 바로 편집 - goEdit plugin
confluence 첨부 파일(attachments) 동시성 제어 - lockpoint plugin