Page Comparison

Confluence 로 모든 문서를 작성할 수는 없고 목적에 맞게 외부 저작 도구(MS Office, Adobe Photoshop 등) 도 적절하게 사용해야 합니다.

예로 제안서를 작성한다면 PowerPoint 가 더 적당한 도구이며 프로젝트 예산을 관리한다면 Ms Excel 을 사용하는 게 더 좋습니다.

하지만 Confluence 에서 작성해도 되는 문서를 편하다는 이유로 MS Word 나 HWP 같이 협업에 적당하지 않는 도구를 사용하는 것은 바람직하지 않습니다.

특히 Excel 은 표 관리가 편하다는 이유로 워드 프로세서처럼 사용하는 경우가 많은데 스프레드 시트가 아닌 문서 작성 도구로 엑셀을 사용하는 것은 협업을 어렵게 하고 예전 프로세스로 회귀하게 될 위험이 큽니다.

외부 저작 도구를 활용해서 문서를 작성하고 있다면 문서 파일을 Confluence 에 첨부해서 관리하면 다음과 같은 장점이 있습니다. 

1. 이메일에 첨부하는 것보다 쉽게 공유 및 협업이 가능하며 Confluence 도입 취지인 단일 정보의 출처 만들기(Create a source of truth)에 적합합니다.

2. 쉽게 첨부 파일 버전 관리를 할 수 있습니다. 

3. 첨부 파일에 meta 정보(property)와 label 을 부여해서 체계적으로 관리할 수 있습니다.

파일 첨부

추가하기

1. 첨부할 페이지로 들어갑니다.

2. 첨부할 파일을 마우스로 끌어서 페이지가 열린 브라우저에 놓으면 자동으로 첨부됩니다. (HTML5 의 Drag & Drop 을 지원하는 브라우저야 합니다.)

3. 파일의 유형에 따라 MS Office 나 PDF 일 경우 변환해서 페이지내에 포함해서 보여주고 이미지일 경우 본문에 바로 첨부합니다. 

첨부 파일 목록

페이지내에 첨부 파일이 안 보일 경우 첨부 파일 링크가 없어서입니다.

전체 첨부 목록은 …(더보기) → “첨부 파일” 메뉴에서 확인할 수 있습니다.

...

갱신 및 버전 확인

동일한 파일 이름으로 업로드하면 자동으로 첨부 파일 버전이 업그레이드 됩니다.

첨부 파일 목록 화면에서 파일명 좌측의 화살표를 누르면 버전을 확인할 수 있습니다.

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첨부 삭제

목록에서 삭제를 클릭하면 됩니다.

메타 입력

속성(Property)

첨부 파일 목록에서 속성을 누르면 첨부 파일에 label 을 달거나 댓글을 달 수 있습니다.

label

속성 화면 또는 목록에서 레이블 옆의 연필 아이콘을 클릭하면 첨부 파일의 레이블을 수정할 수 있습니다.

...

첨부 파일 페이지 이동

첨부 파일을 다른 페이지로 이동하려면 속성 메뉴에 들어간 후에 이동할 페이지를 적어주면 됩니다.

...

첨부 파일 잘 관리하는 법

confluence 에서 첨부 파일 관리를 제대로 못하면 엄청난 불편과 짜증을 유발하게 되므로 참고할 practice 를 정리했습니다.

첨부 파일이 있는 Page 복제 주의

주간 업무를 page 로 작성하지 않고 word 나 hwp 로 작성한 후에 첨부한 경우가 있다고 가정해 봅시다.

주간 업무를 지난주 page를 복제해서 만든다면 page 복제시 첨부 파일도 계속 복제가 되며 나중에는 수십 개, 수백 개의 첨부 파일이 한 페이지에 붙어 있을 수 있습니다.

그래서 첨부가 있는 페이지를 복사할 때는 기존 첨부가 계속 복사되는 점을 명심하고 복사해야 합니다.

식별 가능한 파일명 사용

파일명을 용도를 알수 있도록 충분히 긴 이름을 부여하는게 좋습니다.

• 예: “제안서.pptx” → 2021년 xx 사업 제안서.pptx

컨플루언스 버전 시스템 활용

Web DAV 를 사용하므로 동일 이름으로 업로드하면 자동으로 버전닝을 매겨줍니다.

첨부 파일을 수정한 후에 파일 서버에 올리듯 _v1, _v2 로 파일 이름을 바꿔서 업로드하면 다음과 같은 문제가 있습니다.

1. 파일 버저닝이 안 되고 새로운 파일이 생겨서 관리가 어렵고 용량도 많이 차지합니다.

2. 컨플루언스는 첨부 파일내 text 를 추출해서 인덱싱합니다. 수정한 파일을 다른 이름으로 올리면 검색시 유사한 내용이 너무 많이 나와서 검색 품질이 급격히 떨어지는 문제가 발생합니다.

그래서 첨부 파일을 수정할 때 이름 바꿔서 올리는 걸 하지 말아야 합니다.

오래됐거나 사용하지 않는 첨부 파일 삭제

안 쓰는 예전 버전 파일들을 삭제하는 걸 권장하는 이도 있는데 번거롭고 실수 여지가 있으므로 저는 권장하지는 않습니다.